Outlook: צור רשימת תפוצה מגליון אלקטרוני של Excel - איך זה עובד
בטיפ מעשי זה, נראה לך כיצד ליצור רשימת תפוצה מטבלת כתובות אקסל ב- Outlook.
שלב 1: התאם את רשימת הכתובות של Excel לרשימת התפוצה של Outlook Mail
לפני שתוכל לייבא את רשימת אנשי הקשר שלך ל- Outlook, עליך להכין אותה תחילה. אחרת Outlook לא יכול להתמודד עם הגיליון האלקטרוני שלך. הדוגמה הבאה מבוססת על Office 2007, ההבדלים ל- Office 2010 מוזכרים בטקסט. נסביר שוב את השלבים האישיים בגלריית התמונות למטה.
- בחר את כל השורות והעמודות שברצונך להוסיף.
- בסרט תחת "נוסחאות" תוכלו למצוא את הפריט "הגדר שמות".
- כאן אתה יכול לתת שם לרשומות הנתונים המסומנות שלך (ראה תמונה). לדוגמה, בחר שם כמו "אנשי קשר" ולחץ על אישור.
- שמור את הרשימה כקובץ "xls" או כ- csv. ייתכן ש- Outlook לא "יבין" את פורמט ה- xlsx החדש יותר.
- רשימת הכתובות שלך מוכנה כעת לייבוא ל- Microsoft Outlook. כעת סגור את Excel.
שלב 2: שלב טבלת Excel ב- Outlook
כעת תוכל לייבא את פרטי הקשר שלך ל- Outlook באופן הבא:
- Outlook 2007: פתח את הכרטיסייה "התחל" ולחץ על "ייבוא / ייצוא ...". ב- Outlook 2010 תוכלו להגיע לתיבת הדו-שיח "ייבוא" דרך "קובץ | פתוח".
- נפתח "עוזר היבוא / ייצוא". ברשימה, בחר "ייבא מתוכנות או קבצים אחרים" ולחץ על "הבא".
- בחלון הבא בחר "Microsoft Excel". לחיצה על "הבא" מאשרת את כניסתך.
- עבור אל "עיון ..." ובחר את רשימת האקסל ששמרה בעבר. אם ברצונך להימנע מכפילויות מהרשימה שנוצרת, עליך לבדוק גם את האפשרות "אל תייבא כפילויות".
- בחר "אנשי קשר" כתיקיית היעד.
- סמן את השורה "ייבא אנשי קשר לתיקיה: אנשי קשר". אם הקצית שם אחר בשלב הראשון, זה יוצג במקום "אנשי קשר". לאחר מכן לחץ על "שדות מפה (מותאמים אישית)".
- בצד שמאל אתה יכול לראות את הערכים שלך מהטבלה. כעת הקצו אותם לשדות בצד ימין באמצעות גרירה ושחרור. דוגמה: אתה מקצה את השם "טוני סטארק" לשדה "שם". כתובת הדוא"ל המשויכת נמצאת בקטע "דוא"ל". ניתן כמובן להקצות גם ערכים אחרים כמו כתובת, מספר טלפון, פקס וכו '.
- אשר את כניסתך באמצעות אישור ולחץ על "סיום".
- כעת ייבאת את רשימת הכתובות שלך מ- Excel ל- Outlook.
שלב 3: צור רשימת תפוצה
עכשיו כל שעליך לעשות הוא ליצור רשימת תפוצה. בגירסאות חדשות יותר של Outlook, רשימה זו נקראת "קבוצת אנשי קשר".
- תחת "קובץ" נווט אל "חדש" ובחר "רשימת תפוצה" (Outlook 2007). ב- Outlook 2010 אתה יוצר רשימת תפוצה באמצעות הכניסה "אנשי קשר" (משמאל למטה) ואז בשורת התפריט "קבוצת אנשי קשר חדשה".
- לחץ על "בחר חברים" ובחר "אנשי קשר" בצד ימין של רשת פנקס הכתובות.
- כעת תוכלו להוסיף לרשימה כל מספר של אנשי קשר מיובאים. אשר את בחירתך באמצעות אישור.
- כעת תוכל לתת שם לרשימת התפוצה. אשר את הרשומה באמצעות "שמור וסגור".
הערה: טיפ מעשי זה בוצע באמצעות Excel 2007 ו- Outlook 2007. בהתאם לגרסה, השלבים האישיים עשויים להיות שונים מעט מההוראות.
טיפ מעשי זה מסביר כיצד להגדיר אזור זמן שני ב- Outlook.