לוח השנה של Outlook: נהל פגישות - הטיפים הטובים ביותר
האם תרצה לנהל את הפגישות שלך בלוח השנה של Outlook ביתר קלות? אנו מראים לך את הטיפים הטובים ביותר לארגון טוב יותר של פגישותיך ב- Outlook.
טיפ 1: הזמן את המשתתפים לקביעת פגישה ב- Outlook
אם אתם מתכננים פגישה, תוכלו להזמין את המשתתפים הרצויים ישירות דרך המינוי של Outlook שנוצר. לשם כך המשך באופן הבא:
- עבור לתצוגת לוח השנה של Outlook ופתח פגישה חדשה באמצעות כפתור "פגישה חדשה".
- כעת תוכל להשאיר הודעה למשתתפים בשדה הטקסט, שתופיע אז בהזמנת הדוא"ל.
- בתפריט "התחל", לחץ על "הזמן משתתפים" תחת "משתתפים".
- הזן את כתובות הדוא"ל של כל המשתתפים.
- בדוק שוב את השעה והתאריך ולחץ על "שלח".
- אם לאחר מכן תשנה את השעה, התאריך או המשתתפים, תוכל לשלוח את המידע לכל המשתתפים שוב או רק למשתתפים החדשים.
טיפ 2: שתפו את לוח השנה ללא פגישות פרטיות
כדי להקל על תכנון פגישות עם הקולגות שלך, עליך לשתף את היומנים שלך אחד עם השני.
- בתצוגת לוח השנה תמצא רשימה של לוחות השנה שלך ("היומנים שלי") בצד שמאל. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על לוח השנה שברצונך לשתף.
- תחת הפריט "שתף", בחר "שתף לוח שנה".
- נפתח דוא"ל עם אפשרויות השיתוף. כעת הזן את כתובות הדוא"ל של כל העמיתים שצריכים לקבל גישה ליומן שלך. במקביל, אתה יכול גם לבקש שיומני הקולגות שלך ישוחררו.
- תחת "פרטים" אתה יכול לקבוע כמה המוזמנים יכולים לראות מהיומן שלך. לדוגמה, האפשרות "זמינות בלבד" מציגה רק את הפגישות החסומות ללא מידע נוסף על הישיבה המתאימה.
- במידת הצורך, הוסף טקסט מידע להזמנה ולחץ על "שלח".
טיפ 3: צור פגישות עם סדרות Outlook
לישיבות רגילות, באפשרותך גם ליצור סדרות פגישות ב- Outlook, למשל לפגישות שבועיות עם הצוות:
- בתצוגת הפגישה בתפריט "התחל" תחת "אפשרויות", בחר בלחצן "סוג סדרה".
- כעת הגדירו את זמן המינוי לסדרה.
- תחת "דגימות סדרות" אתה מגדיר את הקצב בו המינוי אמור להתקיים, למשל שבועי, חודשי או שנתי.
- תחת "משך הסדרה" תוכלו להגדיר תאריך התחלה בו מתקיים המינוי בפעם הראשונה, כמו גם את מספר החזרות.
הטיפ המוצג מתייחס ל- Microsoft Outlook Professional Plus 2013 בקשר לשרת Microsoft Exchange. בגרסאות אחרות פריטי התפריט יכולים להשתנות. בטיפים מעשיים נוספים, אנו מסבירים כיצד ניתן לייצא את לוח השנה של Outlook לתוכנית דואר אלקטרוני אחרת או כיצד למחוק רשומות לוח שנה ישנות.