הדרכת גישה: היסודות שהוסברו
האם תרצה ליצור בסיס נתונים עם Access בפעם הראשונה? במדריך זה אנו מסבירים את היסודות והתנאים החשובים ביותר מגרסת Access 2010.
מבנה בסיס נתונים של Access
בנוסף לטבלאות, שאילתות, טפסים, דוחות, פקודות מאקרו ומודולים משמשים ב- Access.
- כל הנתונים מאורגנים בתחילה בטבלאות. טבלה יכולה להכיל כתובות או מידע על מאמרים, למשל. הנתונים נשמרים בעמודות ובשורות.
- השורות נקראות רשומות והעמודות נקראות שדות.
- בעזרת שאילתות תוכלו לסנן, לשלב או לחשב את הנתונים הכלולים בטבלאות. לצורך כך טבלאות שונות מחוברות זו לזו באמצעות מערכות יחסים במידת הצורך.
- הנתונים מוזנים על ידי המשתמש בהתאמה בטפסים. ניתן להציג את הנתונים גם בצורות. אתה יכול להפיק תוצאות שאילתה בצורות.
- דוחות דומים לטפסים ומשמשים להדפסה.
- קבצי מקרו משמשים לאוטומציה של תהליכי עבודה. ניתן לבצע מספר פעולות, כגון פקודות תפריט, אחת אחרי השנייה.
- במודולים אתה יכול לשמור פונקציות ותהליכים שתכנת בעצמך באמצעות VBA.
תכנון מסד נתונים של Access
בסיס נתונים מתחיל בראשך. חשוב להגדיר את המבנה מראש.
- חשבו אילו נתונים (למשל מאמרים, הזמנות, פרטי לקוחות) צריכים להכיל את מסד הנתונים.
- חלקו את התאריכים השונים לנושאים. כל נושא נרשם מאוחר יותר בטבלה נפרדת.
- קבע איזה מידע צריך לאחסן בכל טבלה. בטבלה עם מאמרים, למשל, אתה צריך את שם המאמר, מספר המאמר והמחיר ככותרות עמודות.
- כדי למנוע רשומות נתונים כפולות, הגדר מה שמכונה מפתח ראשי. זה מבטיח כי נתונים מיותרים אפילו לא יכולים להיווצר. עבור מאמרים, מספר המאמר יהיה המפתח העיקרי.
- הגדירו את מערכות היחסים בין הטבלאות הבודדות. כדי ליצור שאילתות מטבלאות שונות בהמשך, יש לקשר בין הטבלאות. בעת ההזמנה, למשל, נרשמים גם מספרי מאמרים. כך שהקשר בין טבלת הפריטים לטבלת ההזמנות יהיה שדה מספר הפריט.
תצוגות במסד נתונים של Access
תמיד יש לך לפחות שני סוגי תצוגה שונים עבור כל אובייקט.
- בתצוגת העיצוב, אתה מציין באילו שדות להשתמש ולהגדיר אפשרויות. אתה מעצב את התצוגה בצורות ודוחות.
- תצוגת גליון הנתונים מציגה את תוכן הטבלאות ואת תוצאות השאילתות.
- לגבי טפסים ודוחות הנתונים מוצגים בטופס או בתצוגת הדוח.
צור בסיס נתונים פשוט של Access
ההתחלה של כל בסיס נתונים היא הטבלה.
- מתפריט Build, נווט אל לחצן עיצוב הטבלה.
- הזן את שם השדות בעמודה "שם שדה". שם את השדות, למשל שם מאמר, מספר מאמר וכו '.
- ואז אתה מגדיר את סוג הנתונים. במקרה של שם מאמר, שדה הטקסט הוא בחירה טובה. הגישה מספקת לך מבחר כאן.
- אם תעבור לתצוגת גליון הנתונים, תוכל להזין נתוני בדיקה.
- אם יצרת מספר טבלאות, הגדר כעת קשרים בין הטבלאות. לשם כך, בחר בלחצן "קשרים" בכרטיסייה "כלי מסד נתונים".
- בעזרת העכבר תוכלו לצייר קו בין השדות.
- להצגת נתונים מסוננים בטופס או בדוח, בחר בפקודה "עיצוב שאילתה" בכרטיסייה "צור". הוסף טבלה אחת או יותר מהן ברצונך להשתמש בשדות על ידי לחיצה על.
- בחר בשדות שבהם ברצונך להשתמש מהטבלאות. גררו שדה מהרשימה לעמודה ריקה או לחצו לחיצה כפולה על ערך ברשימה.
- אם אתה משתמש בכמה טבלאות, וודא שהגדרת נכון את מערכות היחסים.
- שמור את השולחן.
- ליצירת טופס, עבור לכרטיסייה "צור" ובחר "עיצוב טפסים".
- לאחר מכן לחץ על "הוסף שדות קיימים" בקבוצה "כלים". בחר כעת את השדות מטבלאות או את השאילתה שרק כרגע והניחו אותם בטיוטה.
- יצרת כעת את בסיס הנתונים הפשוט הראשון שלך ב- Access.
בטיפ המעשי הבא, תקראו כיצד לבצע שאילתת מעבר קבוע ב- Access.