צור הודעת חופשה ב- Outlook - הנה איך
הגדר הודעת חופשה: ב- Microsoft Outlook אתה יכול להשיב אוטומטית להודעות דואר אלקטרוני נכנסות עם הודעת חופשה אם אינך זמין במשך זמן רב. אנו נראה לך שתי דרכים להגדיר מודעות חופשה.
1. Outlook: מהיר לתיבת החופשה באמצעות "תשובות אוטומטיות"
אם ברצונך להגדיר פתק מחוץ למשרד ב- Outlook ללא כללים מיוחדים, ניתן לעשות זאת די מהר באמצעות "תשובות אוטומטיות". ההוראות שלהלן עובדות עם כל גרסאות Outlook הנוכחיות.
- הפעל את Outlook ולחץ על הכרטיסייה "קובץ" בצד שמאל למעלה.
- תחת "פרטי החשבון" לחץ על כפתור "תשובות אוטומטיות".
- כאן תוכלו לבחור את התקופה בה נשלחת הודעת ההיעדרות. לשם כך, הפעל את האפשרות "שלח תשובות אוטומטיות" והגדר את תאריכי ההתחלה והסיום. אם לא תזין כאן שום דבר, התשובה האוטומטית תישלח מייד ו"תמיד ".
- אם אתה משתמש ב- Outlook לעסק, הגיוני גם ליצור דוח היעדרות קצת יותר רגוע לעמיתים שלך ("בתוך הארגון שלי") ודוחות רשמיים יותר עבור קשרים עסקיים ("מחוץ לארגון שלי").
- בטקסט עליכם לציין את תאריך הסיום של החופשה או היעדרותכם. כדאי גם למנות נציג להערות חופשה עסקיות שאיש הקשר שלך יכול ליצור קשר לעניינים דחופים.
- באמצעות "אישור" אתה מאשר את הודעת החופשה. כעת כל המיילים משעת ההתחלה יענו עם הטקסט שהזנת.
טקסט לדוגמא עבור הערות מחוץ למשרד
- אתה יכול לנסח את הודעתך על היעדרות בהתאם לתכנית שעל המסך.
- בגלריית התמונות שלנו תוכלו למצוא גם תבניות אחרות לתווי חופשה.
2. הגדר את הודעת החופשה של Outlook ככלל
אתה יכול גם להשתמש בכלל ליצירת פתקים למשרד. זה קצת יותר מסובך, אבל זה גם מאפשר לך לשלוח דוא"ל שונה מחוץ למשרד עבור נמענים שונים. ההוראות עשויות להשתנות מעט בהתאם לגירסת Office.
- לאחר הפעלת Outlook, לחץ על הכרטיסייה "קובץ". כאן כבר צריך לבחור את הקטגוריה "מידע".
- לחץ על "נהל כללים והודעות" למטה. נפתח חלון חדש.
- תחת הכרטיסייה "כללי דואר אלקטרוני" מופיע הפריט "כלל חדש". בחר "החל הכלל על הודעות שאני מקבל" כאן.
- להלן, אתה יכול לבחור את המקרים שלשולחים (עם מילים מסוימות, למשל) צריכים לשלוח את הודעת החופשה. אם ברצונך שההודעה מחוץ למשרד תישלח לכל שולחי ההודעות שהתקבלו, בחר "דרך חשבון חשבון" ובחר את חשבון הדוא"ל הרצוי (למקרה שאתה מנהל חשבונות מרובים עם Outlook).
- בחלון הבא בחר מה צריך לקרות לדוא"ל שהתקבל. כדי לענות להם בתבנית, עליכם לתקתק "ענו להם עם תבנית ספציפית". לבחירת התבנית (קובץ Word), לחץ על הטקסט הכחול ("של תבנית ספציפית"). הודעת החופשה פעילה כעת.
בטיפ מעשי זה תוכלו לקרוא כיצד להגדיר העברה אוטומטית של דואר אלקטרוני ב- Outlook.